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Valider un achat de livre (visa)

Toute personne ou service de l'ULg qui achète des livres sur un budget de l’université doit faire viser chaque achat par les bibliothèques, afin que ces documents soient répertoriés dans le catalogue.

Des ressources documentaires au bénéfice de tous

En effet, les ouvrages achetés sur le budget de l’université (et ce, quelle que soit la source de financement) le sont au bénéfice de la communauté universitaire dans son ensemble et doivent être répertoriés au Patrimoine de l’ULg. Il s’agit d’éviter des achats multiples et de permettre à chacun de bénéficier de toutes les ressources documentaires disponibles au sein de l’institution.

Le visa et le remboursement

En pratique, il suffit de déposer les ouvrages à viser avec leur facture (ou bon de livraison, ou note de débours) à l’accueil de la bibliothèque qui conserve les collections dont les thématiques correspondent à l'ouvrage concerné. La bibliothèque apposera un cachet sur le document et l’encodera dans le système de gestion de la bibliothèque.

La bibliothèque apposera également sur la facture (ou le bon de livraison) un cachet portant le numéro d’inventaire de l'ouvrage, pour permettre le paiement de la facture ou le remboursement du chercheur par l’Administration des Ressources Financières.

Les ouvrages déposés pour visa peuvent être récupérés au plus tard 24 heures après le dépôt, sauf indication contraire.

L’accès aux documents visés

Dans le catalogue, la fiche de l'ouvrage mentionnera "s'adresser au service" en guise de localisation. Le service est ensuite libre de gérer l’accès au document comme il l’entend ; il prend notamment la responsabilité des prêts. Lorsqu’un de ces ouvrages n’est plus utilisé dans le service (départ à la pension, réorganisation du service, fin d’un projet de recherche, etc.), il est transféré dans les collections des bibliothèques pour en assurer la préservation et l’accès.